Helden im Büromanagement

Eine Rechnung will verbucht werden, der Chef verlangt eine Übersicht der heutigen Termine und das Telefon klingelt Sturm – für dich kein Grund in Panik auszubrechen, denn du hast alles unter Kontrolle. Als Kaufmann/-frau für Büromanagement bist du in sämtlichen Bereichen einer Verwaltung zuhause. Während deiner Ausbildung wirst du diese nach und nach kennenlernen und deinen festen Platz finden. Die Ausbildung ist aus den drei Ausbildungsberufen Bürokaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Bürokommunikation und Fachangestellte/r für Bürokommunikation entstanden und wurde dementsprechend komplett neu strukturiert. Damit wartet eine der zurzeit modernsten Ausbildungen auf dich.

Kaufleute für Büromanagement organisieren und bearbeiten bürowirtschaftliche Aufgaben. Sie erledigen den internen und externen Schriftverkehr, entwerfen Präsentationen, beschaffen Büromaterial, planen und überwachen Termine, bereiten Sitzungen vor und organisieren Dienstreisen. Sie unterstützen die Personaleinsatzplanung, bestellen Material und kaufen externe Dienstleistungen ein. Sie betreuen Kunden, wirken an der Auftragsabwicklung mit, schreiben Rechnungen und überwachen den Zahlungseingang. Kaufleute im Büromanagement übernehmen gegebenenfalls ebenfalls Aufgaben in Marketing und Vertrieb, in der Öffentlichkeitsarbeit und im Veranstaltungsmanagement sowie in der Personal- und Lagerwirtschaft.

Berufliche Fähigkeiten:

+ bürowirtschaftliche und projektbezogene Abläufe organisieren, koordinieren und durchführen

+ Sekretariats- und Assistenzaufgaben professionell bearbeiten

+ mit internen und externen Partnern kooperieren und kommunizieren; Kundenbeziehungen gestalten, dokumentieren und pflegen

+ Informations-, Kommunikations- und Buchungssysteme unter Beachtung von Datenschutz und -sicherheit anwenden

+ Informationen recherchieren, aufbereiten, präsentieren und sichern

+ bei personalwirtschaftlichen Aufgaben unterstützen und diese dokumentieren

+ Beschaffungsvorgänge bearbeiten

+ Termine koordinieren, Besprechungen vorbereiten und Schriftverkehr bearbeiten

+ qualitätssichernde Maßnahmen durchführen

Um den Beruf Kaufmann/-frau für Büromanagement zu erlernen, brauchst du im Normalfall drei Jahre.

Die Berufsausbildung gliedert sich in:

1.  gemeinsame berufsprofilgebende Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten in den Pflichtqualifikationen,
2. weitere berufsprofilgebende Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten in zwei Wahlqualifikationen, die jeweils fünf Monate dauern und im Ausbildungsvertrag festgelegt werden, sowie
3. gemeinsame integrative Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten.

Zu 1. Gemeinsame berufsprofilgebende Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten in den

Pflichtqualifikationen sind:
Büroprozesse:

• Informationsmanagement,
• Informationsverarbeitung,
• bürowirtschaftliche Abläufe,
• Koordinations- und Organisationsaufgaben;

2. Geschäftsprozesse:

• Kundenbeziehungsprozesse,
• Auftragsbearbeitung und -nachbereitung,
• Beschaffung von Material und externen Dienstleistungen,
• personalbezogene Aufgaben,
• kaufmännische Steuerung.

Zu 2. Weitere berufsprofilgebende Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten in den Wahlqualifikationen sind:
Auftragssteuerung und -koordination:

• Auftragsinitiierung,
• Auftragsabwicklung,
• Auftragsabschluss,
• Auftragsnachbereitung;

kaufmännische Steuerung und Kontrolle:

• Finanzbuchhaltung,
• Kosten- und Leistungsrechnung,
• Controlling;

kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen:

• laufende Buchführung,
• Entgeltabrechnung,
• betriebliche Kalkulation,
• betriebliche Auswertungen;

Einkauf und Logistik:

• Bedarfsermittlung,
• operativer Einkaufsprozess,
• strategischer Einkaufsprozess,
• Lagerwirtschaft;

Marketing und Vertrieb:

• Marketingaktivitäten,
• Vertrieb von Produkten und Dienstleistungen,
• Kundenbindung und Kundenbetreuung;

Personalwirtschaft:

• Personalsachbearbeitung,
• Personalbeschaffung und -entwicklung;

Assistenz und Sekretariat:

• Sekretariatsführung,
• Terminkoordination und Korrespondenzbearbeitung,
• Organisation von Reisen und Veranstaltungen;

Öffentlichkeitsarbeit und Veranstaltungsmanagement:

• Öffentlichkeitsarbeit,
• Veranstaltungsmanagement;

Verwaltung und Recht:

• Kunden- und Bürgerorientierung,
• Rechtsanwendung,
• Verwaltungshandeln;

öffentliche Finanzwirtschaft:

• Finanzwesen,
• Haushalts- und Kassenwesen.

Zu 3. Gemeinsame integrative Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten sind:

Ausbildungsbetrieb:

• Produkt- und Dienstleistungsangebot,
• Berufsbildung,
• arbeits-, sozial-, mitbestimmungsrechtliche und tarif- oder beamtenrechtliche Vorschriften,
• Sicherheit und Gesundheitsschutz bei der Arbeit,
• Umweltschutz,
• wirtschaftliches und nachhaltiges Denken und Handeln;

Arbeitsorganisation:

•  Arbeits- und Selbstorganisation, Organisationsmittel,
•  Arbeitsplatzergonomie,
•  Datenschutz und Datensicherheit,
•  qualitätsorientiertes Handeln in Prozessen;

Information, Kommunikation, Kooperation:

•  Informationsbeschaffung und Umgang mit Informationen,
• Kommunikation,
• Kooperation und Teamarbeit,
• Anwenden einer Fremdsprache bei Fachaufgaben.

Du solltest Kauffrau/-mann für Büromanagement werden, wenn …

1. du Ansprechpartner Nr. 1 werden möchtest.
2. du gut planen und organisieren kannst.
3. wenn du auf geregelte Arbeitszeiten sehr großen Wert legst.

Du solltest auf keinen Fall Kauffrau/-mann für Büromanagement werden, wenn …

1. für dich Mathe immer schon ein Dorn im Auge war.
2. es dir schwer fällt, bei mehreren Aufgaben den Überblick zu behalten.
3. du nicht gerne telefonierst.

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